18 gru Koszty uzyskania przychodu – co można uznać za koszt dla Samozatrudnionego?
Jednym z najbardziej nurtujących pytań przed jakim staje przedsiębiorca prowadzący działalność na własny rachunek jest to o koszty uzyskania przychodu. No bo czym ostatecznie są te koszty uzyskania przychodu? Z językowego punktu widzenia sprawa wydaje się dość prosta – są to koszty jakie podmiot poniósł w celu uzyskania przychodu. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wydaje się twierdzić podobnie gdyż zgodnie z art. 2 pkt. 1:
Niestety praktyka działania Urzędu Skarbowego, a także strach podatnika przed przeoczeniem czegoś ważnego budują w społeczeństwie dużą niepewność. Koszty uzyskania przychodu, które odejmujemy od przychodu definiują uzyskany przez nas dochód. Od dochodu natomiast płacimy podatek dochodowy – im większe więc są koszty uzyskania przychodu tym mniejszy podatek zapłacimy.
Prawdopodobnie więc każdy przedsiębiorca jest zainteresowany w uzyskaniu jak najwyższych kosztów przychodu. Jak jednak wygląda praktyka?
Po pierwsze należy zaznaczyć, iż najważniejsze jest odwołanie się do zdrowego rozsądku – kosztem uzyskania przychodu będą wszelkie podstawowe rzeczy związane z uprawianiem danego zawodu.
Wszelkie inne rzeczy, muszą być bardzo dobrze umotywowane.
Tak więc np.:
- dla prawnika nie budzącymi żadnych wątpliwości kosztami uzyskania przychodu będą wszelakie kodeksy, podręczniki, teczki, papier oraz sprzęt elektroniczny konieczny do wykonywania zawodu (sprzętem takim będzie drukarka, niszczarka czy komputer, 50 calowy telewizor już nie)
- dla lekarza będzie to sprzęt medyczny, sprzęt do dezynfekcji, rzeczy do prowadzenia dokumentacji, dobrze umotywowany sprzęt elektroniczny itp.
- dla informatyka będzie to głównie sprzęt elektroniczny, dla taksówkarza taksówka i wydatki na paliwo itd., itd.
Częstym zjawiskiem jest u przedsiębiorcy posiadanie biura – również w tym warto się zastanowić nad zakresem kosztów uzyskania przychodu. Uprawiany zawód powinien niejako tłumaczyć potrzebę posiadania biura (praca własna, czy spotkania z klientem). W koszty uzyskania przychodu można wtedy wliczyć wszystkie kwoty związane z eksploatacją czy przygotowaniem pomieszczenia do pełnienia swej roli. Koszty mediów, przedmiotów higieny, podstawowej elektroniki nie budzą tutaj wątpliwości. Reszta zależy albo od specyfiki zawodu (informatykowi jak najbardziej mogą być potrzebne 3 komputery na jedną osobę, lekarzowi jednak już raczej nie) albo od umotywowania potrzeby posiadania danego przedmiotu. I tak dla przykładu w biurze można np. posiadać telewizor, zabawki dla dzieci czy nawet Play Station 5 jeśli należą one do wyposażenia – np. poczekalni.
Należy jednak zaznaczyć, że osoba samozatrudniona jako, iż nie zatrudnia pracowników może ponosić zwiększone ryzyko w zaliczeniu do koszty uzyskania przychodu zakupów biurowych, które można uznać za zakup na cele prywatne. I tak np. sztućce i zastawa u prawnika mogą wydawać się uzasadnione jako koszty uzyskania przychodu, jednakże lekarz może mieć już trudniej w wykazaniu bezpośredniego związku.
Pracę można wykonywać także z własnego mieszkania – tutaj jednak każdy zakup powinien jedynie, a także dokładnie odpowiadać potrzebie zawodowej. Każdy przedmiot mogący posłużyć także celom prywatnym, w tym pozostałych domowników może być zakwestionowany.
W koszty uzyskania przychodu można także wliczyć koszty związane transportem. Bez znaczenia jest tutaj czy przedsiębiorca planuje dojeżdżać do pracy komunikacją miejską, samochodem, motorem czy rowerem. Wszystko to można wpisać w koszty uzyskania przychodu. Problemem może być wpisanie miejsca parkingowego – tutaj trzeba umotywować, że takie miejsce spełnia jedynie potrzeby zawodowe.
Innymi czynnościami jakie można wpisać w koszty uzyskania przychodu są podróże służbowe i reklama. Jako reklamę traktować można większość typowych czynności promujących – takich jak strona internetowa, koszulki, kubki, ulotki czy wizytówki. Reklamą może nie być jednak pewna rodzaju rozrzutność – to samo tyczy się podróży służbowych – organ podatkowy może uznać za wydatek na cele reprezentacyjne (nie zaliczony do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ustawą), gdy wydatki na hotel i jedzenie w trakcie osiągną przykładowe 20 000 złotych ☹
Podobnie w koszty można wpisać wydatki na podniesienie kompetencji, doszkalanie się. Zaliczają się w to zarówno przeróżne kursy jak i zakup literatury specjalistycznej związanej z wykonywanym zawodem. Kosztami będą także wydatki na księgowość itd.
Także niecodzienne przedmioty mogą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu. Wspomniałem już o rowerze, jednak w koszty uzyskania przychodu można zarówno wpisać psa (strażujący, poprawiający nastrój gości) czy rybki w akwarium. Wiele zależy tutaj od pomysłowości i dobrego uargumentowania związku wydatku z uzyskanym przychodem. Ważna jest tutaj pomysłowość przedsiębiorcy, ale nie można zapominać o dobrym doradztwie podatkowym – jedne rzeczy organy i sądy uznały za koszty uzyskania przychodu, a inne nie.
Oddzielnym problemem są poruszone w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty reprezentacji. Problem wiązał się z poruszoną powyżej rozrzutnością przedsiębiorców w celu zwiększenia kosztów uzyskania przychodu poprzez np. wystawne (reprezentacyjne) obiady. Przy dzisiejszym stanie prawnym każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. Decyzję musi podjąć przedsiębiorca, a następnie dobrze ją uargumentować. Koszt musi być bezpośrednio związany z celem jakim jest uzyskanie przychodu. I tak np. kosztem uzyskania przychodu będzie z pewnością kawa zrobiona klientowi, aby umilić mu czekanie. Będzie nim także skromny poczęstunek w trakcie rozmowy z kontrahentem. Natomiast przygotowanie wystawnego przyjęcia i zaproszenie na nie celebrytów w celu zbudowania wizerunku firmy może nie być uznane za standardowe i tym samym podlegać usunięciu z kosztów uzyskania przychodu. Analizując interpretacje indywidualne, można odnieść wrażenie, że przedsiębiorcom zalecana jest skromność.
Niektóre koszty uzyskania przychodu nie można zaliczyć bezpośrednio, ale przez „odpisy amortyzacyjne”. Tak mamy w przypadku samochodu czy innych towarów, których wartość przekracza 10.000 PLN (niekiedy też 50.000 EUR – nie dotyczy samochodów). Wydatek 30.000 PLN nie podlega odliczeniu od razu, tylko „w ratach”, które nie są dowolne ale maksymalnie wykazane przez ustawodawcę (dla samochodu używanego będzie to 40% rocznie, a zatem cały samochód zamortyzuje się przez 30 miesięcy).
Poniżej przedstawiono przykładowe wyliczenie towarów i usług, które na podstawie interpretacji indywidualnych, można spróbować rozliczyć w ramach kosztów uzyskania przychodu. Należy zawsze
zwrócić uwagę, iż każda z poniższych pozycji powinna być logicznie związana z prowadzoną działalnością:
- koszty związane z przystosowaniem biura/lokalu (zarówno przed rozpoczęciem działalności
jak i po), - wyposażenie miejsca pracy,
- elektronika,
- koszty związane z codziennym prowadzeniem działalności (tusze, tonery, papier, koperty, wiertła, zapachy do samochodu itp. itp.,
- środki czystości,
- specjalistyczne wyposażenie powiązane z wykonywanym zawodem,
- środek transportu (samochód, rower, motor) plus koszty związane z przyjazdem,
- koszt miejsca parkingowego (dobrze umotywowany),
- podróże służbowe (hotele oraz transport),
- koszty eksploatacji biura,
- koszty podwyższenia kwalifikacji zawodowych,
- koszty związane z pomieszczeniami dla klientów (poczekalnie itp.) i ich wyposażenie,
- materiały rozrywkowe dla gości (gry, zabawki, rysowanki),
- elementy wystroju (aczkolwiek bez przesadnej wystawności),
- takimi elementami mogą być też zwierzęta – ryby, czy koty w kocich kawiarniach,
- inne zwierzęta np. pies obronny,
- koszty związane z reklamą,
- wymagająca bardzo dobrego uargumentowania koszty związane z poczęstunkiem dla klientów, spotkaniami biznesowymi.
- inne towary i usług bezpośrednio wiążące się z prowadzoną działalnością prowadzące do uzyskania przychodu.
Analizując powyższą listę potencjalnych kosztów uzyskania przychodów warto każdorazowo spojrzeć na własne wydatki (przeglądając chociażby rachunek bankowy). Ponoszenie kosztów uzyskania przychodów dla samej „optymalizacji podatkowej” i uzyskania niższego opodatkowania mija się z celem – wciąż bowiem nawet uzyskując korzyść na poziomie niższego PIT, VAT, czy NFZ, trzeba ponieść „pozostały koszt” towaru czy usługi, która może wcale nie być potrzebna. Należy też zauważyć, że wartość odliczenia będzie miała inną wagę dla Samozatrudnionych opodatkowanych VAT lub z niego zwolnionych, czy opodatkowanych podatkiem liniowym, zasadami ogólnymi czy ryczałem od przychodów ewidencjonowanych.
Praktyczny przykład:
Pan Krzesimir będący stomatologiem może bez problemu wliczyć w koszty uzyskania przychodu: wynajem lokalu na gabinet, opłaty związane z funkcjonowaniem gabinetu (prąd, gaz, ogrzewania itp.), koszty remontu, koszt zakupu oraz naprawy wszystkich wymaganych urządzeń medycznych (fotela, wierteł), sprzętu do dezynfekcji, lamp czy żaluzji. Może też wliczyć w koszty uzyskania przychodu koszty dojazdu (bilety, zakup pojazdu, paliwo), doradztwa prawnego, księgowego czy np. ochrony (w gabinecie znajduje się sporo drogich sprzętów). Jeśli chce urządzić poczekalnię, w koszty może także wliczyć krzesełka, telewizor (znajdujący w poczekalni lub skierowany do pacjenta na fotelu), zabawki, kolorowanki, gumy do żucia.
Prawdopodobnie problemu nie stanowiłaby elektronika typu komputer czy drukarka.
Spotkanie w kawiarni czy wyjazd służbowy prawdopodobnie w przypadku dentysty mogłyby się wiązać z ich zakwestionowaniem. Powyższe wydatki musiałyby bowiem spełnić bardzo specyficzne okoliczności w połączeniu z bardzo wyrozumiałym urzędnikiem.
Przykładowo, jeżeli przychód Pana Krzesimira opodatkowanego podatkiem liniowym wyniósłby 30.000 PLN (zwolniony z VAT), bez żadnych kosztów uzyskania przychodu, zapłaciłby PIT w wysokości 5700 PLN (19% x 30.000 PLN) oraz NFZ w wysokości 1470 PLN (4,9% x 30.000 PLN). Gdyby koszty podatkowe w danym miesiącu wynosiły 10.000 PLN, podatek wyniósłby 3800 PLN (30.000-10.000)*19%, a NFZ 980 PLN (30.000-10.000)*4,9%. Korzyść podatkowa wyniosłaby zatem łącznie 2390 PLN.